Δύσκολη κατάσταση η προετοιμασία για την άδεια λοχείας, που μπορεί όμως να γίνει εύκολη με τους κατάλληλους χειρισμούς. Για να είμαστε σίγουρες ότι η προσωρινή μας αποχώρηση δεν θα μας δημιουργήσει προβλήματα και άγχος, πρέπει να προετοιμαστούμε όσο το δυνατόν πιο νωρίς.
Ας δούμε λοιπόν κάποιες συμβουλές έτσι ώστε να έχουμε τον απόλυτο έλεγχο της εργασίας μας ακόμα και τους μήνες που θα απέχουμε.
1. Κάνε μια λίστα με όλες τις εκκρεμότητες για την περίοδο που θα λείπεις.
2. Βρες από νωρίς το άτομο που θα σε αντικαταστήσει, αλλά πάντα πρέπει να λαμβάνεις υπόψη ότι θα πρέπει να είναι άτομο που να μπορεί να φέρει τις εργασίες εις πέρας και να έχει την απαραίτητη χημεία με τον CEO/ Manager σου.
3. Δημιούργησε ένα ημερολόγιο παρόμοιο με αυτό που έχεις έτσι ώστε να έχει το άτομο που θα αναλάβει καθαρή εικόνα του τι πρέπει να κάνει και πότε πρέπει να το κάνει.
4. Δημιούργησε ένα αρχείο “CEO Manual” όπου θα έχεις όλα τα απαραίτητα day to day καθώς και τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να γίνουν. Ενδεικτικά αναφέρω, προτίμηση καφέ, εστιατορίου, προτίμηση φαγητού, χρήσιμους αριθμούς τηλεφώνου, ημερομηνίες επετείου / γενεθλίων εορτών κλπ.
5. Ενημέρωσε εγκαίρως τους συναδέλφους σου που τυχόν εμπλέκονται σε κοινά σας project έτσι ώστε να γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν κατα το διάστημα της απουσίας σου.
6. Ζήτησε απο το άτομο που θα αναλάβει τα καθήκοντα σου, καθημερινό ή εβδομαδιαίο report μέσω email έτσι ώστε να λαμβάνεις γνώση όλων των σημαντικών γεγονότων και κατά την απουσία σου.
7. Σε περίπτωση που μεσολαβούν Χριστούγεννα ή Πάσχα θα πρέπει να σκεφτείς και το ενδεχόμενο να κανονήσεις απο πριν την επιλογή και αποστολή καρτών και δώρων σε συνεργάτες.
8. Ενημέρωσε τις PΑ από τις εταιρείες που συνεργάζεσαι περισσότερο, για το διάστημα της απουσίας σου και σύστησε το άτομο που θα αναλάβει τα καθήκοντά σου.
Όλα τα παραπάνω μπορεί να μην σου προσφέρουν την απόλυτη ηρεμία έτσι ώστε να μείνεις ήσυχη κατά το διάστημα της απουσίας σου, αλλά τουλάχιστον δείχνουν το πόσο επαγγελματίας είσαι και το πόσο σημαντική για σένα είναι η εργασία σου ως PA.
Πηγή: http://www.executiveassistants.gr/, Άρθρο της Μαρίας Ζουγανέλη
