Το καλοκαίρι έφτασε και ήρθε η ώρα να ζητήσετε – εάν δεν το έχετε κάνει ήδη – την καλοκαιρινή σας άδεια. Ο διευθυντής σας μπορεί να δυσανασχετεί στην ιδέα ότι θα τον «εγκαταλείψετε» έστω και προσωρινά ή να νοιώθει ανασφάλεια για την πορεία των εργασιών που έχετε μεταφέρει στους συναδέλφους σας.
Το μόνο σίγουρο είναι ότι εσάς δεν πρέπει να σας πτοεί η γκρίνια του. Οργανώστε καλά τα θέματα που πρέπει να διευθετηθούν κατά την απουσία σας και σταματήστε να προβληματίζεστε για τις ημέρες που θα λείπετε από το γραφείο.
Λάβετε τα μέτρα σας …για το καλό του διευθυντή σας
Σε περίπτωση που το κλίμα είναι στενάχωρο εξηγήστε με διπλωματία πόσο σημαντικές είναι οι διακοπές για έναν εργαζόμενο και πως είναι απαραίτητο να ξεκουραστείτε και να αποφορτιστείτε λίγο από την καθημερινότητα για να ενισχυθεί η παραγωγικότητά σας με την επιστροφή στα καθήκοντά σας.
Επίσης καθησυχάστε τον διευθυντή σας λέγοντάς του ότι έχετε φροντίσει να ενημερώσετε τους συναδέλφους σας για την εξέλιξη των θεμάτων που διαχειρίζεστε και πως θα είστε προσβάσιμη για οποιαδήποτε επιπλέον πληροφορία χρειαστούν.
Ετοιμάστε του μια λίστα με τις εργασίες που έχουν αναλάβει για λογαριασμό σας οι συνάδελφοί σας, και σημειώστε δίπλα από κάθε εργασία το όνομα του ατόμου που είναι υπεύθυνο για την διεκπεραίωση των εργασιών αυτών.
Λάβετε τα μέτρα σας …για το καλό το δικό σας
Ζητήστε από τους συναδέλφους σας να συγκεντρώνουν τυχόν απορίες και ορίστε έναν από αυτούς υπεύθυνο για την επικοινωνία μαζί σας. Είναι πολύ κουραστικό να σας καλούν τρία διαφορετικά άτομα για το ίδιο θέμα.
Ορίστε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, για παράδειγμα δύο ώρες το πρωί και δύο ώρες το απόγευμα, κατά το οποίο θα μπορούν να σας καλούν. Σκεφτείτε να είστε συνεχώς με το άγχος μήπως ζητήσουν τη συνδρομή ή συμβουλή σας σε κάποιο θέμα ενώ βρίσκεστε στη θάλασσα και δεν ακούσετε το κινητό σας να χτυπά.
Αφήστε τον συγκεντρωτισμό σας στην άκρη και ενημερώστε πλήρως μια συνάδελφό σας για τις καθημερινές συνήθειες του διευθυντή σας, καθώς και το σημείο που βρίσκονται οι business cards ή οτιδήποτε άλλο νομίζετε ότι υπάρχει περίπτωση να χρειαστεί κατά την απουσία σας.
Επίσης σας συστήνουμε να αφήσετε στο γραφείο την agenda σας και το notebook και να απολαύσετε όσο το δυνατόν πιο ανέμελα τις διακοπές σας. Μην ξεχνάτε ότι έχετε έναν ακόμη ολόκληρο χρόνο μέχρι να επανέλθουν.
Καλές Διακοπές!
Πηγή: Executive assistants
